Wanneer is je team eigenlijk te krap bezet?

Een volle planning hoeft niet direct een probleem te zijn. Zeker tijdens drukke periodes is het normaal dat iedereen wat meer te doen heeft. Het wordt een ander geval als je merkt dat het al te lange tijd op maximale capaciteit draait. In zo’n geval is er nauwelijks ruimte om onverwachte werkzaamheden op te vangen. Maar hoe merk je dat de bezetting eigenlijk te krap is geworden?

Kijk verder dan het aantal medewerkers

Eigenlijk kun je niet enkel aan de hand van het aantal medewerkers bepalen of een team groot genoeg is. Het gaat vooral om de hoeveelheid werk die zij samen moeten uitvoeren. Een bepaalde hoeveelheid medewerkers kan ruim voldoende voor de ene afdeling, maar bij een andere afdeling lopen ze met dezelfde hoeveelheid medewerkers constant achter de feiten aan. Kijk daarom naar de werkzaamheden zelf. Worden deadlines regelmatig maar net gehaald? Blijven minder dringende taken steeds liggen? Of moeten medewerkers vaak overwerken om alles af te krijgen? Dat kunnen aanwijzingen zijn dat de beschikbare capaciteit niet goed meer aansluit op de hoeveelheid werk. 

Houd rekening met piekperiodes

Bij veel bedrijven is de hoeveelheid werk niet het hele jaar hetzelfde. Zo kan een webshop bijvoorbeeld rond de feestdagen veel drukker zijn. Dat hoeft geen reden te zijn om het vaste team direct uit te breiden. Wel is het verstandig om vooraf te bedenken hoe je zulke periodes opvangt. Misschien kun je tijdelijk extra personeel inzetten of bepaalde taken alvast wat naar voren halen. 

Wat gebeurt er als iemand wegvalt?

Een handige manier om naar de bezetting te kijken, is door jezelf af te vragen wat er gebeurt wanneer morgen één medewerker niet beschikbaar is. Kunnen collega’s de belangrijkste werkzaamheden tijdelijk overnemen? Of merk je dat er meteen problemen ontstaan met deadlines en klantafspraken? Als een werknemer op vakantie gaat, kun je hier meestal vooraf rekening mee houden. Onverwachte afwezigheid is lastiger. Een medewerker kan bijvoorbeeld plotseling ziek worden en langere tijd niet kunnen werken. Als de bezetting al erg krap is, kan dat direct gevolgen hebben voor de rest van het team. Daarom is het verstandig om rekening te houden met plotselinge uitval. Meer over onverwacht ziekteverzuim lees je in dit artikel.

Niet iedere oplossing is extra personeel

Een krappe bezetting betekent niet automatisch dat je iemand moet aannemen. Soms ligt een deel van het probleem bij de manier waarop het werk is georganiseerd. Misschien kosten bepaalde administratieve taken onnodig veel tijd. Of misschien worden bepaalde werkzaamheden wel dubbel uitgevoerd. Ook automatisering, betere software of het uitbesteden van specifieke taken kan ruimte opleveren. Praat daarnaast met medewerkers over de planning. Zij weten vaak goed welke werkzaamheden veel tijd kosten en waar processen onnodig omslachtig zijn.